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Localización para Colombia
Lo que necesita un company code colombiano en SAP S/4HANA: NIIF con una vista fiscal, IVA e ICA, retención en casi todos los pagos, facturación electrónica DIAN y los reportes de exógena. Y dónde termina el estándar.
- NIIF · PUC
- IVA · INC · ICA
- Retención en la fuente
- Facturación electrónica DIAN
- Exógena
De un vistazo
- Código de país
- CO · COL · +57
- Moneda
- COP ($) · sin decimales en SAP
- Autoridades tributarias
- DIAN, departamentos, municipios
- IVA
- 19% · 5% · 0%
- Impuesto de renta (sociedades)
- 35% · tasa mínima del 15%
- Contabilidad
- NIIF (IFRS) · 3 grupos
- UVT 2026
- COP 52.374
- Variante de ejercicio SAP
- K4
- Esquema de cálculo SAP
- TAXCO
Panorama general
Colombia tiene un solo IVA nacional, pero los impuestos se cobran en tres niveles de gobierno, casi todo pago lleva una retención y la DIAN valida cada factura antes de que llegue al comprador. El trabajo de localización se concentra en tres áreas:
Contabilidad financiera
NIIF en el ledger principal, una vista fiscal para la conciliación fiscal, el PUC como plan de cuentas local y activos con valores contables y fiscales.
Impuestos
IVA e INC con el esquema de cálculo TAXCO, tres retenciones sobre las compras, documentos electrónicos DIAN, la exógena y las declaraciones mensuales.
Tesorería
La TRM diaria, archivos de pago propios de cada banco, ACH, PSE y Bre-B, y el 4 por mil sobre los movimientos bancarios.
Quién cobra qué
- Nacional · DIAN1 autoridad
Renta, IVA, INC, retenciones, GMF (4 por mil), impuesto al carbono e impuestos sobre productos, aduanas.
- Departamentos32 + Bogotá
Impuestos al consumo de cerveza, licores, cigarrillos y tabaco elaborado, impuesto vehicular, impuesto de registro.
- Municipiosmás de 1.100
ICA sobre los ingresos y su retención (ReteICA), impuesto predial.
Moneda
Peso colombiano (COP, $). La plantilla de Colombia define COP como moneda local y SAP recomienda usarlo sin decimales. La plantilla también activa el dólar estadounidense como moneda fuerte.
Dato curioso: un proyecto de ley de 2018 para quitarle tres ceros al peso aprobó su primer debate en el Congreso, pero nunca se convirtió en ley. El billete de 100.000 pesos sigue siendo el de mayor valor.
Tasa de cambio
La TRM (Tasa Representativa del Mercado) la calcula y certifica la Superintendencia Financiera con las operaciones de contado del día hábil anterior. La ley tributaria convierte las partidas en moneda extranjera a la TRM.
Dato curioso: la TRM de cada día se publica al final de la tarde y rige desde el día calendario siguiente. La certificada el viernes cubre de sábado a lunes, y hasta el martes cuando el lunes es festivo.
Idioma
Español (castellano). La Constitución (art. 10) también declara oficiales las lenguas de los grupos étnicos en sus territorios. Instale el español como idioma de inicio de sesión: los formularios de la DIAN, las facturas electrónicas y los auditores trabajan en español.
Dato curioso: Colombia tiene 32 departamentos más Bogotá, un distrito capital, y más de 1.100 municipios, cada uno con facultad para fijar sus propias tarifas de ICA.
Qué cubre SAP y qué no
La versión de país para Colombia en SAP S/4HANA 2025 (FPS02, octubre de 2026) cubre los impuestos nacionales, las retenciones, los documentos electrónicos de la DIAN y los principales reportes a la DIAN. El ICA municipal, la conciliación fiscal y los reportes a las superintendencias quedan a cargo de la empresa o de un partner.
- Estándar incluido en la versión de país
- DRC Document and Reporting Compliance
- Configurar herramientas estándar, con su propia configuración
- Brecha partner, desarrollo propio o fuera de SAP
| Área | Requisito | Lo exige | SAP | Cómo |
|---|---|---|---|---|
| Datos maestros | NIT con dígito de verificación | DIAN | Estándar | Número de identificación fiscal 1 (16 caracteres) con la regla de verificación 5. «Sole prop.» desactiva la verificación para los NIT sin dígito de verificación. |
| Impuestos | IVA: gravado, exento y excluido | DIAN | Estándar | Esquema TAXCO con indicadores de ejemplo A0–A4 y V0–VM por tipo de negocio. Actualice las tarifas de ejemplo al 19% y al 5%. |
| Impuestos | IVA provisional (transitorio) | DIAN | Estándar | Los indicadores provisionales VG–VM contabilizan en una sola cuenta; el prorrateo al cierre del período se calcula a mano. |
| Impuestos | Impuesto nacional al consumo (INC) | DIAN | Configurar | Indicadores no deducibles propios en TAXCO; el indicador de ejemplo IC (impuesto especial) sirve de punto de partida. |
| Impuestos | Impuestos a bebidas azucaradas y ultraprocesados | DIAN | Configurar | El XML de la factura electrónica está cubierto; los valores por cada 100 ml necesitan condiciones de precio y, para tres categorías, una BAdI. |
| Retenciones | Retención en la fuente en compras | DIAN | Estándar | Retención de impuestos ampliada (extended withholding tax): tipos, indicadores, base mínima por indicador, clave W_INC. |
| Retenciones | ReteIVA (15% del IVA) | DIAN | Estándar | Indicadores de retención sobre el valor del impuesto, clave W_VAT. |
| Retenciones | ReteICA por municipio | Municipios | Configurar | Tipos e indicadores de retención por municipio y tarifa. Los reportes de retención del DRC no los leen. |
| Retenciones | Autorretención y retenciones que le practican los clientes | DIAN | Estándar | Tipos S1–S3 para lo que retienen los clientes, AT para la autorretención sobre las ventas propias. |
| Retenciones | Independientes: aportes antes de la retención | DIAN | Estándar | App Monthly Data for Freelancers; clave UVT en los indicadores. |
| Declaraciones | Formulario 350, declaración de retención en la fuente (mensual) | DIAN | DRC | Categoría de reporte CO_WHT_F350 en Run Statutory Reports. |
| Declaraciones | Formulario 300, declaración de IVA | DIAN | DRC | CO_VAT_DCL genera un PDF con los valores para digitar en el formulario de la DIAN. |
| Declaraciones | Certificados de retención de renta e IVA | DIAN | DRC | Certificados para proveedores en Run Statutory Reports, con fase de corrección. |
| Declaraciones | Exógena, formatos 1001–1009 | DIAN | DRC | Archivos XML desde Run Statutory Reports; BC set FICODIAN_BCSET. |
| Declaraciones | Otros formatos de exógena (1010, 1012…) | DIAN | Brecha | No están en el set entregado: definiciones de reporte propias o un partner. |
| Declaraciones | Declaración de ICA en cada municipio | Municipios | Brecha | SAP no entrega un reporte. Los ingresos por municipio tienen que salir del ledger. |
| Declaraciones | Conciliación fiscal (formato 2516) | DIAN | Brecha | SAP no entrega un reporte; un ledger fiscal la convierte en un trabajo de mapeo. |
| Ledger | Libro mayor mensual y balance de prueba para la UGPP | DIAN, UGPP | DRC | Reportes ad hoc en CSV (libro mayor mensual CO_ACCT_BAL_LEDGER; balance de prueba y auxiliar de cuentas para la UGPP). |
| Ledger | Estados financieros en XBRL | Supersociedades | Brecha | Se preparan fuera de SAP, en la herramienta XBRL de la superintendencia. |
| Docs. electrónicos | Factura electrónica, notas crédito y débito, contingencia | DIAN | DRC | Directo a la DIAN por SAP Integration Suite, o por un proveedor tecnológico. |
| Docs. electrónicos | Documento soporte y su nota de ajuste | DIAN | DRC | Documentos soporte electrónicos para compras a quienes no están obligados a facturar. |
| Docs. electrónicos | Facturas electrónicas de proveedores y eventos | DIAN | DRC | Acuse de recibo, recibo, aceptación, reclamo; opera la aceptación tácita después de 3 días hábiles. |
| Docs. electrónicos | Documento soporte de nómina electrónica | DIAN | DRC | Los archivos de nómina de SAP o de otro sistema se cargan y se envían a la DIAN. |
| Docs. electrónicos | Tiquete POS electrónico | DIAN | Brecha | Lo expide el sistema de punto de venta o un proveedor tecnológico. |
| Tesorería | TRM diaria | Superfinanciera | Configurar | Tipo de cotización M, cargado por su fuente de tasas de cambio. |
| Tesorería | Archivos de pago bancarios | Bancos | Configurar | No se entrega ningún formato colombiano: un formato DMEE por banco en la Payment Medium Workbench. |
| Tesorería | GMF, 4 por mil | DIAN | Configurar | Se contabiliza desde el extracto bancario, con el 50% deducible separado por regla de contabilización. |
| Tesorería | Reportes de operaciones de cambio | Banco de la República | Brecha | Se presentan por medio de los bancos, fuera de SAP. |
| Controlling | Moneda fuerte en USD | Práctica habitual | Estándar | La plantilla de Colombia activa el USD como moneda fuerte. |
| Nómina | Nómina, PILA y archivos para la UGPP | Ministerio, UGPP | Estándar | SAP HCM Payroll Colombia (también en Employee Central Payroll). |
| Logística | Declaraciones de aduana | DIAN | Brecha | Las presenta la agencia de aduanas en los sistemas aduaneros de la DIAN; SAP no entrega nada para Colombia. |
Según la guía de Colombia del SAP Help Portal (SAP S/4HANA 2025 FPS02). La Cloud Public Edition tiene una versión local de Colombia desde la versión 2208, con un alcance similar. Cómo funcionan las piezas del DRC: SAP DRC (en inglés); Colombia junto a otros países: Country versions (en inglés).
Qué cambió recientemente
Los cambios que llegaron a los sistemas SAP en Colombia: marcos contables, documentos electrónicos, retenciones y pagos.
- dic. 2015Vigente
NIIF en un decreto
El Decreto 2420 compila los marcos NIIF de los grupos 1, 2 y 3.
- may. 2020Vigente
Reglas de facturación electrónica
Resolución 000042: cada factura validada por la DIAN antes de llegar al comprador.
- abr. 2022Vigente
Eventos RADIAN
Resolución 000085: los eventos que convierten una factura electrónica en título valor negociable.
- ago. 2022Vigente
Documento soporte
Las compras a proveedores que no facturan necesitan un documento soporte electrónico.
- dic. 2022Vigente
Reforma tributaria
Ley 2277: tasa mínima efectiva del 15% e impuestos nuevos a las bebidas azucaradas y los ultraprocesados.
- may. 2024Vigente
Anexo 1.9
La Resolución 000165 de 2023 reemplaza a la 000042; su anexo técnico quita las reglas de redondeo y agrega los impuestos sobre productos y las facturas de exportación en COP.
- nov. 2024Vigente
Documentos equivalentes
Los tiquetes POS y los demás documentos equivalentes son electrónicos para todos.
- jun. 2025Vigente
Decreto 572
Bases de retención más bajas y tarifas de autorretención más altas. Suspendido en mayo de 2026, vigente de nuevo desde el 1 de julio.
- oct. 2025Vigente
Arranca Bre-B
Pagos inmediatos del Banco de la República, 24/7, con llaves como un número de celular.
- jul. 2026Vigente
Cambios en las NIIF
Decreto 0701: Pilar Dos para los grupos 1 y 2; financiación de proveedores, ausencia de convertibilidad, condiciones pactadas (covenants) y venta con arrendamiento posterior para el grupo 1.
- nov. 2026Vigente
Tarifas de ICA en Bogotá
Acuerdo 1084 para los declarantes bimestrales; los anuales, desde enero de 2027.
- 2027Próximo
Bre-B para empresas
Se esperan pagos de nómina y a proveedores por lotes cuando el Banco de la República expida las reglas.
- ene. 2028Previsto
NIIF 18 (proyecto)
Un proyecto de decreto la haría obligatoria para el grupo 1, con adopción anticipada desde 2027.
Contabilidad financiera: NIIF y el PUC
Colombia adoptó las IFRS como NIIF con la Ley 1314 de 2009. El Decreto 2420 de 2015 compila las normas, y cada empresa pertenece a uno de tres grupos.
En SAP: las NIIF van en el ledger principal. El impuesto de renta parte de las cifras NIIF pero tiene reglas propias (ET art. 21-1); por eso muchas empresas mantienen un ledger fiscal con las diferencias que alimentan la conciliación fiscal.
Dato curioso: el PUC de 1993 ya no es obligatorio para las empresas que aplican NIIF: cada una puede definir su propio plan de cuentas (concepto del CTCP 2024-0061). Entes de supervisión como la Superintendencia Financiera siguen exigiendo sus propios catálogos.
| Grupo | Quiénes |
|---|---|
| Grupo 1NIIF plenas | Emisores de valores y entidades de interés público, y empresas grandes con más de 200 trabajadores o 30.000 salarios mínimos de activos que estén vinculadas a un grupo extranjero que aplica NIIF plenas o que comercien sobre todo con el exterior. |
| Grupo 2NIIF para las Pymes | Todas las que no están en el grupo 1 ni en el grupo 3. |
| Grupo 3Simplificado, microempresas | Empresas pequeñas por debajo de los topes de ingresos por sector (de 23.563 a 44.769 UVT), sin subordinadas, consolidación ni planes de beneficios definidos. |
| Clase | PUC (Decreto 2650 de 1993) | En SAP |
|---|---|---|
| 1 | Activo | Cuentas de balance; submayores de activos fijos e inventarios. |
| 2 | Pasivo | Cuentas por pagar y cuentas de impuestos y retenciones por pagar. |
| 3 | Patrimonio | Patrimonio; resultado trasladado al cierre del año. |
| 4 | Ingresos | Cuentas de ingresos, con atributos de Margin Analysis. |
| 5 | Gastos | Cuentas de gastos imputadas a centros de costo. |
| 6 | Costos de ventas | Costo de ventas desde salidas de mercancías y liquidaciones. |
| 7 | Costos de producción u operación | Se acumulan en órdenes y en el Material Ledger, y luego pasan al inventario o al costo de ventas. |
| 8 | Cuentas de orden deudoras | Cuentas estadísticas fuera del balance. |
| 9 | Cuentas de orden acreedoras | Cuentas estadísticas fuera del balance. |
Plan de cuentas SAP
La plantilla de Colombia crea CACO, que contiene las principales cuentas del PUC. Las cuentas tienen ocho dígitos; los dos últimos son para detalle.
Un grupo con un plan de cuentas operativo global suele guardar el número del PUC como cuenta alternativa en el plan de cuentas de país.
Libros de contabilidad
Los libros ya no se registran en la Cámara de Comercio (Decreto Ley 019 de 2012); solo el libro de registro de accionistas y el de actas. Se permiten libros electrónicos.
Conserve los libros y soportes durante 10 años (Código de Comercio art. 60, modificado por la Ley 962 de 2005).
Cierre y reporte
Las sociedades cortan sus cuentas al menos una vez al año, el 31 de diciembre (Ley 222 de 1995). La Supersociedades recibe los estados financieros en XBRL; para los estados de 2025 el plazo fue del 13 de abril al 11 de mayo de 2026.
Revisor fiscal
Es obligatorio por encima de 5.000 salarios mínimos de activos o 3.000 de ingresos, y siempre para las sociedades anónimas, las sociedades en comandita por acciones y las sucursales de sociedades extranjeras.
IVA, INC e ICA
El IVA (nacional) y el ICA (impuesto de industria y comercio, que cada municipio fija sobre los ingresos) alcanzan a casi todas las empresas. El INC, el impuesto nacional al consumo, se aplica en pocos sectores, como restaurantes, telecomunicaciones y vehículos.
- 19%
Tarifa general
La mayoría de bienes y servicios.
- 5%
Tarifa reducida
Bienes y servicios listados, por ejemplo algunos alimentos e insumos.
- 0%
Exentos
Sin IVA en la venta, con derecho a recuperar el IVA de las compras. Las exportaciones son exentas.
- —
Excluidos
Fuera del IVA: no se cobra el impuesto y el IVA de las compras se vuelve costo.
Declaran IVA cada dos meses las empresas con ingresos de 92.000 UVT o más en el año anterior (y los exportadores); los demás responsables declaran cada cuatro meses.
Indicadores de impuestos de la plantilla de Colombia
El esquema de cálculo es TAXCO. Los indicadores de ejemplo de la plantilla se separan por tipo de negocio, porque las empresas exentas y excluidas tratan de forma distinta el IVA pagado en las compras. Los ejemplos todavía traen una tarifa antigua del 15%: configure usted mismo el 19% y el 5%.
| Negocio | Ventas | Compras de bienes | Compras de servicios | El IVA de las compras va a |
|---|---|---|---|---|
| Gravado a tarifas normales | A1 | V1 · V0 · VG | VB · VA · VK | IVA descontable |
| Negocio exento | A0 | V2 · V4 · VH | VC · VE · VL | Cuenta de gasto de IVA en el ejemplo: revísela, los exentos recuperan el IVA de las compras |
| Negocio excluido | A2 | V3 · V5 · VI | VD · VF · VM | Inventario: el IVA forma parte del costo |
| Vendedores no responsables de IVA | — | RG · RT | RS · RA | Indicadores del antiguo régimen simplificado. El régimen terminó en 2019 (Ley 1943 de 2018) y el comprador ya no asume el IVA: úselos solo para reportar estas compras |
Los indicadores de exportación A3 (directa) y A4 (por agencias) son del 0%. El indicador de ejemplo IC (impuesto especial) suma un impuesto al consumo además del IVA.
IVA provisional (transitorio)
Cuando una compra puede servir tanto a ventas gravadas como a ventas exentas o excluidas, su IVA se contabiliza en una cuenta provisional y se prorratea al cierre del período. SAP entrega los indicadores; el prorrateo se calcula a mano.
Contabilice las compras con los indicadores provisionales: el neto va al inventario y el IVA a la cuenta de IVA provisional.
Al cierre del período, lea la proporción de ventas gravadas (indicadores A1, A3, A4) en la lista adicional de la declaración anticipada de IVA (advance return).
Lea el IVA provisional contabilizado en el período en la declaración anticipada de impuestos sobre ventas y compras.
Multiplique ambos valores, contabilice esa parte como IVA y el resto como gasto.
INC, impuesto al consumo
- 8% restaurantes, cafeterías y bares; vehículos de menos de USD 30.000
- 4% servicios de telefonía móvil, internet y datos
- 16% vehículos de USD 30.000 o más, aeronaves privadas
El INC no genera impuestos descontables: en SAP es un indicador no deducible que va al costo o al gasto.
Impuestos sobre productos
Las bebidas azucaradas pagan por cada 100 ml según su contenido de azúcar (COP 0, 40 o 68 en 2026); los productos ultraprocesados pagan el 20%. Además se cobran el impuesto al carbono, el impuesto a los plásticos de un solo uso y el impuesto al consumo de bolsas plásticas (COP 73 por bolsa en 2026).
El anexo 1.9 de la factura electrónica los incluye; SAP cubre el XML, tres de las cuatro categorías mediante una BAdI. La lógica de precios es suya.
ICA, municipal
Cada municipio fija sus tarifas por mil sobre los ingresos brutos, en general entre el 0,2% y el 1% (más para actividades financieras). El ICA es 100% deducible en renta. Existe un formulario único nacional de declaración desde 2018 (Resolución 4056 de 2017), que se presenta en cada municipio donde la empresa obtiene ingresos.
Bogotá reescribió sus tarifas en octubre de 2026 (Acuerdo 1084): los declarantes bimestrales las aplican desde noviembre–diciembre de 2026 y los anuales desde enero de 2027.
El ICA en SAP
SAP no calcula el ICA sobre los ingresos propios ni genera la declaración de ICA. Lo que sí puede dar son los ingresos por municipio, si el ledger los registra.
Consejo: defina desde el principio dónde queda el municipio en cada línea de ingresos: centro, oficina de ventas, centro de beneficio o un campo propio. La ReteICA, la retención, se maneja con indicadores de retención por municipio.
Impuesto de renta
Tarifa general del 35%, con sobretasas para entidades financieras, empresas extractivas e hidroeléctricas, y una tasa mínima efectiva del 15% desde 2023. Los usuarios industriales de zona franca pagan el 20% sobre los ingresos de exportación (con plan de internacionalización) y el 35% sobre el resto.
El proyecto de Ley de Rescate (477 de 2026, Cámara), radicado a finales de octubre de 2026, bajaría la tarifa al 33% en 2027 y al 31% desde 2028. Es una propuesta hasta que el Congreso lo apruebe.
Retenciones: retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA
En Colombia el comprador recauda impuestos para el Estado. En una factura de servicios típica, una empresa grande retiene renta, parte del IVA y el ICA municipal, todo a la vez, cuando paga o causa la factura, lo que ocurra primero.
- 1–11%
Retención en la fuente
Retención a título de renta practicada al proveedor, por concepto, por encima de una base mínima en UVT. Son las tarifas habituales para pagos en el país; los pagos al exterior y los dividendos tienen tarifas más altas.
- 15%
ReteIVA
El 15% del IVA, retenido por los grandes contribuyentes y los demás agentes designados.
- ‰
ReteICA
ICA retenido a la tarifa del municipio, por mil sobre la base.
- 0,55–4,5%
Autorretención
Retención de renta que el vendedor se practica a sí mismo en cada venta.
| Concepto | Base mínima | Tarifa |
|---|---|---|
| Compras de bienesDeclarantes | 10 UVT · COP 523.740 | 2,5% |
| Servicios en generalDeclarantes | 2 UVT · COP 104.748 | 4% |
| HonorariosPersonas jurídicas | Sin mínimo | 11% |
| HonorariosPersonas naturales con contratos o pagos de hasta 3.300 UVT en el año y 2 o más trabajadores; si no, la tabla del art. 383 | Sin mínimo | 10% |
| Arrendamiento de inmuebles | 10 UVT · COP 523.740 | 3,5% |
| Arrendamiento de bienes muebles | Sin mínimo | 4% |
| Transporte de carga | 4 UVT · COP 209.496 | 1% |
| Rendimientos financieros | Sin mínimo | 7% |
Tarifas para proveedores declarantes de renta; a los no declarantes se les retiene más en compras (3,5%) y servicios (6%). Bases del Decreto 572 de 2025, vigente de nuevo desde el 1 de julio de 2026 tras dos meses de suspensión judicial. 1 UVT = COP 52.374 en 2026.
Cada enero: la DIAN publica la nueva UVT. SAP guarda la base mínima como un valor en COP en cada indicador de retención, así que cada indicador necesita un valor nuevo para el 1 de enero.
Autorretención
Las sociedades declarantes de renta exoneradas de aportes sobre la nómina (ET art. 114-1), que son la mayoría, se practican autorretención de renta sobre sus propias ventas: del 0,55% al 4,50% de los ingresos según el código de actividad (CIIU) desde el Decreto 572. En SAP es el tipo de retención AT en el cliente: al facturar se contabiliza un débito (en la práctica colombiana, un anticipo de renta, PUC 1355) y la cuenta por pagar.
Trabajadores independientes
En los trabajadores independientes, los aportes obligatorios a pensión (16%), salud (12,5%) y riesgos laborales se restan del valor de la factura para calcular la base de retención. SAP los guarda por mes en la app Monthly Data for Freelancers.
Ejemplo de contabilización: una factura de proveedor
El comprador es gran contribuyente y agente de retención de ICA
| Línea | Débito (COP) | Crédito (COP) |
|---|---|---|
| Gasto o inventarioServicios | 1.000.000 | |
| IVA descontable19% | 190.000 | |
| ProveedorLo que se le paga al proveedor | 1.111.500 | |
| Retención en la fuente por pagar4% del valor neto | 40.000 | |
| ReteIVA por pagar15% del IVA | 28.500 | |
| ReteICA por pagar10 por mil del valor neto | 10.000 |
Base mínima de este concepto: COP 104.748. El comprador aun así descuenta todo el IVA; el 15% que retiene lo paga a la DIAN en su propio Formulario 350.
Retención de impuestos ampliada (extended withholding tax), paso a paso
Definir los tipos de ingresos
Los conceptos que pide la DIAN, usados por los reportes.
Revisar los países de retención
Claves de país para proveedores del exterior.
Definir los tipos de retención
Para la contabilización de la factura, porque la retención se practica en el pago o en el abono en cuenta, lo que ocurra primero.
Definir los indicadores de retención
Uno por concepto y tarifa, con la base: valor neto o el IVA.
Asignar las claves de reporte
W_INC para renta, W_VAT para ReteIVA, UVT para independientes.
Definir las bases mínimas
Por indicador, en COP, renovadas cada enero con la UVT.
Asignar los tipos al company code
Marque la empresa como agente de retención, y como autorretenedora si lo es.
Activar y definir las cuentas
Active la retención de impuestos ampliada y defina las cuentas por pagar.
Customizing de Financial Accounting › Financial Accounting Global Settings › Withholding Tax › Extended Withholding Tax. Los reportes de retención solo leen las claves W_INC, W_VAT y UVT.
Cuando el cliente le retiene a usted
En una factura de cliente, SAP contabiliza la retención que el cliente debería practicar (tipos S1, S2, S3), así la partida abierta es el valor que usted realmente va a recibir. Una empresa autorretenedora usa AT en su lugar.
Declaraciones y certificados
El Formulario 350 mensual (retención de renta e IVA) y los certificados de retención de renta e IVA para proveedores se generan en Run Statutory Reports. Los certificados de retención de renta se expiden a más tardar el 31 de marzo del año siguiente; los de ReteIVA, cada dos meses.
Las declaraciones y certificados de ReteICA no están en los reportes del DRC; el programa RFIDYYWT todavía tiene formularios de renta, IVA, ICA y timbre.
Facturación electrónica DIAN y documentos electrónicos
Una factura electrónica solo se considera expedida cuando la DIAN la validó y el comprador la recibió. SAP Document and Reporting Compliance (DRC) arma el XML, lo envía a la DIAN por SAP Integration Suite y sigue cada estado.
- Facturación
Documento de facturación o de FI con un número autorizado por la DIAN.
VF01 · FB70
- eDocument
El DRC crea el eDocument y mapea el XML (UBL 2.1).
EDOC_COCKPIT
- Firma y código
Se firma, con el código CUFE generado con la clave técnica de la DIAN.
Integration Suite
- Validación DIAN
La DIAN acepta o rechaza en segundos; los rechazos se corrigen y se reenvían.
Get Status
- Recepción
XML y PDF en el contenedor electrónico; el comprador responde con eventos.
Manage Electronic Documents
| Documento | Qué es | Código | En SAP |
|---|---|---|---|
| Factura electrónicaObligatoria para todos desde 2019–2020 | Factura de venta validada por la DIAN antes de la entrega. | CUFE | DRCDesde la facturación de SD, FI y la facturación convergente. |
| Notas crédito y débito | Correcciones que hacen referencia a la factura. | CUDE | DRCRangos mantenidos a mano. |
| Factura de contingenciaTipos 03 y 04 | Se expide mientras su sistema o la DIAN no funcionan y se envía dentro de las 48 horas. | CUFE | DRCProceso de contingencia con rangos propios. |
| Documento soporteDesde agosto de 2022 | El comprador documenta una compra a un proveedor no obligado a facturar. | CUDS | DRCDocumentos soporte electrónicos y notas de ajuste. |
| Eventos de facturas de proveedorRADIAN, 2022 | Acuse de recibo, recibo del bien o servicio, aceptación o reclamo. | 030 · 032 · 033 | DRCProceso de facturas de proveedor con documentos posteriores. |
| Nómina electrónicaDesde 2021–2022 | Documento soporte mensual de los pagos de nómina, enviado a comienzos del mes siguiente. | CUNE | DRCCarga archivos de nómina de SAP o de otro sistema. |
| Tiquete POS electrónicoDesde 2024 | Documento equivalente para las ventas en punto de venta. | CUDE | BrechaLo expide el sistema POS o un proveedor tecnológico. |
| Eventos de título valorRADIAN | Endoso y otros eventos cuando la factura se negocia. | — | BrechaSe manejan en la plataforma RADIAN o con un proveedor. |
Numeración
La DIAN autoriza cada rango (prefijo de hasta 4 caracteres, desde–hasta, vigencia) por establecimiento. SAP trae de la DIAN los rangos de facturas y de contingencia; los de notas crédito y débito se mantienen a mano.
EDOC_CO_RANGESSNRO · EDOC_CO
Cómo llega SAP a la DIAN
El paquete de Integration Suite Electronic Invoice for Colombia llama directamente a los servicios web de la DIAN, con su propio identificador de software DIAN, después de un set de pruebas de 100 documentos. Algunas empresas pasan en cambio por un proveedor tecnológico.
SAP_COM_0670
Facturas de proveedor y eventos
En compras a crédito, el acuse de recibo (030) y el recibo del bien o servicio (032) permiten que la factura soporte costos e IVA descontable. SAP los envía, además de la aceptación o el reclamo; la aceptación tácita opera después de 3 días hábiles.
El anexo técnico 1.9 (Resolución 000165 de 2023, obligatorio desde el 1 de mayo de 2024) eliminó las reglas de redondeo, agregó los impuestos sobre productos y pide las facturas de exportación en COP. Verifique que tiene las SAP Notes más recientes para Colombia y mantenga el paquete de Integration Suite en su versión actual.
Reportes legales: declaraciones, exógena y conciliación fiscal
La DIAN pide declaraciones mensuales de retención, declaraciones de IVA y, una vez al año, la información exógena: cada pago, ingreso, cuenta por cobrar y cuenta por pagar, tercero por tercero. SAP entrega la mayor parte en la app Run Statutory Reports.
| Reporte | Cuándo | Reporte SAP | Salida | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Declaración de retención en la fuente (Formulario 350) | Mensual | DRCCO_WHT_F350 | Archivo | Retención de renta e IVA; las reversiones de meses anteriores aparecen en el mes actual. |
| Declaración de IVA (Formulario 300) | Cada 2 o 4 meses | DRCCO_VAT_DCL | Valores para digitar en el formulario de la DIAN. | |
| Certificados de retención | Renta: hasta el 31 de marzo · ReteIVA: cada 2 meses | DRCRenta · IVA | Para proveedores, con fase de corrección. | |
| Exógena 1001–1009 | Abril–junio | DRCCO_DIAN_1001 … | XML | Pagos, retenciones, IVA, ingresos, cuentas por cobrar y por pagar, por tercero. |
| Libro mayor mensual | Mensual | DRCCO_ACCT_BAL_LEDGER | CSV | Saldos de cuentas y subcuentas. |
| Balance de prueba y auxiliar para la UGPP | A solicitud | DRCAd hoc | CSV | Para las fiscalizaciones de la autoridad de seguridad social (UGPP). |
| Conciliación fiscal (2516) | Antes de la declaración de renta | Brecha— | Desde 45.000 UVT de ingresos brutos, y para los grupos que consolidan. | |
| Declaraciones de ICA | Por municipio | Brecha— | Bimestrales o anuales, según el municipio. | |
| Estados financieros | Abril–mayo | Brecha— | XBRL | A la Supersociedades o a la superintendencia que vigile a la empresa. |
La exógena en SAP
Los formatos 1001, 1003, 1005, 1006, 1007, 1008 y 1009 vienen predefinidos en el BC set FICODIAN_BCSET (se activa en SCPR20). Cada formato y concepto se asigna a cuentas de mayor; las cuantías menores se agrupan en una sola línea.
La SAP Note 2717885 reúne las preguntas frecuentes. El formato 1001 necesita el tercero en cada línea, así que llene los campos de referencia en las contabilizaciones manuales.
Conciliación fiscal, formato 2516
Las empresas con ingresos brutos de 45.000 UVT o más presentan la conciliación entre las cifras NIIF y las fiscales antes de la declaración de renta. Desde el año gravable 2025, sin importar sus ingresos, también la presentan las entidades que consolidan o combinan estados financieros y las que pertenecen a un grupo empresarial registrado (Resolución 000246 de 2025). SAP no entrega un reporte para este formato.
Un ledger fiscal, con las diferencias contabilizadas allí, la convierte en un trabajo de mapeo en lugar de una hoja de cálculo.
Tesorería: pagos, la TRM y el 4 por mil
Los pagos a proveedores y la nómina van sobre todo por ACH, los clientes pagan en línea por PSE y, desde octubre de 2025, Bre-B del Banco de la República mueve pagos inmediatos a toda hora. SAP no entrega ningún formato bancario colombiano: el archivo de cada banco se construye en la Payment Medium Workbench.
| Sistema | Operador | Velocidad y límites | Uso típico |
|---|---|---|---|
| ACH Colombia | Cámara de compensación de los bancos | Mismo día o día siguiente | Pagos a proveedores y nómina, cuenta a cuenta; cerca del 92% de las transferencias interbancarias en días hábiles. |
| PSE | ACH Colombia | En línea, desde el banco del pagador | Clientes que pagan facturas e impuestos en línea. |
| Bre-B | Banco de la República | Segundos, 24/7; hasta 1.000 UVB por pago (COP 12,1 millones en 2026) | Transferencias inmediatas con llave o QR; pagos por lotes para empresas previstos para 2027. |
| CUD | Banco de la República | Tiempo real, alto valor | Grandes pagos entre bancos; los demás sistemas liquidan a través de él. |
Flujo de pagos en SAP
- Programa de pagos
Retención ya descontada en la factura.
F110
- Archivo de pago
Un formato por banco, construido en DMEE.
DMEE
- Envío al banco
Portal del banco o canal host to host.
Archivo bancario
- Extracto bancario
Con los cargos de GMF del día.
MT940CAMT.053
- Importar y conciliar
Compensar las partidas abiertas y contabilizar el GMF por regla.
FF_5FEBAN
GMF, el 4 por mil
Los bancos cobran el 0,4% sobre retiros y transferencias, y el 50% es deducible en renta. Llega en el extracto bancario: una regla de contabilización puede separarlo en una cuenta deducible y otra no deducible.
Una cuenta de ahorros por titular está exenta hasta 350 UVT de retiros al mes.
La TRM en SAP
Cargue cada TRM certificada como tipo de cotización M, con validez desde el día en que rige, no desde el día en que se publica. Para efectos fiscales, las partidas en moneda extranjera se miden a la TRM, y la diferencia en cambio solo cuenta cuando la partida se liquida.
Control cambiario
Las importaciones, exportaciones, deuda externa e inversión extranjera deben canalizarse a través del mercado cambiario regulado, reportando la información de los datos mínimos de cada operación (antes, la declaración de cambio), según la Resolución Externa 1 de 2018 del Banco de la República. Eso queda en los portales de los bancos, fuera de SAP.
Ejercicio fiscal y activos fijos
El ejercicio fiscal es el año calendario, así que K4 (12 períodos más 4 especiales) sirve para cualquier company code colombiano. Estas son las fechas de 2026 para una empresa con cierre en diciembre:
13–26 de enero
IVA de noviembre–diciembre; retención de diciembre.
10–23 de febrero
Grandes contribuyentes: primera cuota de renta.
31 de marzo
Certificados de retención de renta del año anterior.
13–27 de abril
Grandes contribuyentes: declaración de renta y segunda cuota.
13 de abril – 11 de mayo
Estados financieros a la Supersociedades.
28 de abril – 19 de mayo
Grandes contribuyentes: exógena (los NIT terminados en 1–3 pasaron al 14–19 de mayo en 2026).
12–26 de mayo
Demás sociedades: declaración de renta y primera cuota.
14 de mayo – 12 de junio
Demás sociedades y personas naturales: exógena.
Cada plazo corre según los últimos dígitos del NIT. Los grandes contribuyentes pagan renta en tres cuotas; las declaraciones de retención son mensuales todo el año.
| Áreas | Valoración | Uso actual |
|---|---|---|
01 | Depreciación contableMoneda local | Valores contables NIIF |
02 · 03 | Ajuste por inflación y depreciación contable ajustadaMoneda local | No se necesita |
04 | Depreciación fiscalMoneda local | Valores fiscales (ET art. 137) |
05 · 06 | Ajuste por inflación y depreciación fiscal ajustadaMoneda local | No se necesita |
07 | Depreciación contable US GAAPMoneda local | Solo para grupos de EE. UU. |
11–15 | Contable y fiscal en moneda fuerteDólar estadounidense | Si reporta en USD |
20 · 21–25 | Analítica y moneda del grupoLocal y del grupo | Reporte del grupo |
Los ajustes fiscales por inflación terminaron con el año gravable 2006 (Ley 1111 de 2006), y el peso no es hiperinflacionario bajo NIIF. Copie el plan de referencia y deje fuera las áreas de inflación.
| Activo | Por año |
|---|---|
| Construcciones y edificaciones | 2,22% |
| Maquinaria y equipo | 10% |
| Flota y equipo de transporte terrestre | 10% |
| Muebles y enseres | 10% |
| Equipo médico y científico | 12,5% |
| Equipo de computación y redes de procesamiento de datos | 20% |
| Equipo de comunicación | 20% |
La depreciación fiscal sigue a la contable hasta estos topes. Lo que supere el tope se deduce cuando termina la vida útil del activo: para esa diferencia existe el área fiscal.
Controlling: sin ley local, pero con efectos locales
Colombia no fija reglas de contabilidad de costos, y el SAP Help no lista funciones de Controlling específicas para Colombia. El cálculo de costos del producto, el Material Ledger y el Margin Analysis funcionan como en cualquier país. Aun así, las reglas tributarias influyen en el diseño:
Dos monedas desde el primer día
COP sin decimales más el USD como moneda fuerte (la plantilla lo activa). Ejecute el cálculo de costos reales del Material Ledger en ambas si el negocio fija precios en dólares.
Los impuestos no recuperables son costo
El IVA de las compras de los negocios excluidos, la parte no deducible del IVA provisional y el INC van al inventario o al gasto, así que mueven los costos estándar y reales.
Ingresos por municipio
El ICA se declara por municipio. Lleve el municipio en las líneas de ingresos (centro, oficina de ventas, centro de beneficio o un campo propio) para que el Margin Analysis pueda reportarlo.
Clase 7 del PUC u órdenes
Los costos de producción pasan por órdenes y por el Material Ledger. Defina si las cuentas de la clase 7 existen en el plan de cuentas operativo o solo en la vista PUC del plan de cuentas de país.
Precios entre vinculados
Las reglas colombianas de precios de transferencia piden documentar los precios de las operaciones con vinculados. Esas cifras salen del Margin Analysis por partner company.
Aportes de los independientes
Los aportes a pensión y salud reducen la base de retención, no el costo: el gasto queda por el valor de la factura.
Otros módulos, de un vistazo
Fuera de Finanzas, los requisitos colombianos llegan sobre todo a través de los documentos que Finanzas reporta.
- VentasDRC
La facturación se vuelve factura electrónica
Rangos de numeración DIAN por establecimiento, INC e impuestos sobre productos en la determinación de precios, y la retención que practican los clientes contabilizada en la factura.
- ComprasEstándar
Retención al registrar la factura
Indicadores de retención en el proveedor, el documento soporte para proveedores que no facturan y los eventos de las facturas electrónicas de proveedores.
- NóminaEstándar
SAP HCM Payroll Colombia
Seguridad social (PILA), archivos para la UGPP y el documento de nómina electrónica por el DRC; también en Employee Central Payroll.
- RetailBrecha
Tiquetes POS
El tiquete POS electrónico lo expide el sistema de punto de venta o un proveedor tecnológico.
- LogísticaBrecha
Aduanas y transporte
Las declaraciones de importación y exportación van por los sistemas aduaneros de la DIAN y la agencia de aduanas, fuera de SAP.
- AnalíticaDRC
App de reportes legales
Run Statutory Reports reúne las declaraciones, la exógena y los libros, con vista previa, correcciones e historial de envíos.